MANUAL DE USO
Orientações de uso da interface Motor Fiscal
- CADASTRO DE EMPRESAS
- CADASTRO DE USUÁRIOS
- MENU DE USUARIO
- PERFIL DE USUÁRIO
- PROCESSAMENTO
- EXPORTAÇÃO PARA EXCEL
- EXPORTAR PARA ERP
- NFS-e SUBSTITUÍDA - Como realizar a consulta
- TOKEN DE INTEGRACAO
- ESCRITURAÇÃO DE NFTS
- ESCRITURAÇÃO DE NFS-E / Fluxo Revisado
CADASTRO DE EMPRESAS
LISTA DE EMPRESAS
Relação de todas as empresas da Conta. (Grupo de empresas cadastrada no Motor Fiscal).
Através dessa interface é possível visualizar a data de vencimento do certificado de todas as empresas
STATUS
Empresa esta bloqueada para qualquer ação e todos os seus serviços estão desativados, como Captura de Nota Fiscal, Escrituração e etc. Porém, cadastro permanece no Motor Fiscal disponível para consulta.
INCLUIR NOVA EMPRESAS
Para inserir um nova empresa, click em
e siga as instruções da interface
O vinculo do certificado digital (etapa 2) não é obrigatório, porém pode ser necessário dependendo dos serviços no qual deseja utilizar.
EDITAR EMPRESAS
Através desta interface, é possível
- Alterar dadas cadastrais da empresa
- Certificado digital vincula
- Notificações - Usuários que serão notificados via e-mail através de eventos específicos.)
- Tokens - Necessário para integração com outras aplicações via API quando utilizado)
- Usuários - Lista de usuários vinculados a empresa, possibilitando a inclusão ou remoção de usuários.
CADASTRO DE USUÁRIOS
LISTA DE USUÁRIOS
Lista de todos os usuários vinculados a Conta (grupo de empresas) .
INCLUIR NOVO USUÁRIO / VINCULAR EMPRESAS
OBS : Apenas usuários com perfil Administrador podem cadastrar e vincular usuários a empresas do grupo.
Para inserir um novo usuário :
Na aba de Configurações > Usuários , clique em e siga as instruções da interface .
O cadastro de novo usuário é simplificado, sendo necessário somente o preenchimento obrigatório dos campos com " * "
Para empresas que utilizando o recurso de Single Sign-On ( SSO ). O cadastro do usuário é realizado automaticamente conforme mediante o primeiro acesso.
Para Vincular o usuário criado as empresas do grupo :
Em Configurações > Usuários , na aba Ações , selecione o usuário e vá em Vincular empresas.
Daí , basta selecionar as empresas do grupo que deseja que aquele usuário tenha acesso e depois clique em Salvar.
MENU DE USUARIO
MENU DE USUÁRIO
Para realizar a liberação ou personalização de acessos diretamente no menu do usuário, realize os procedimentos abaixo:
1. ACESSE O CADASTRO DE USUÁRIOS
2. EDITAR USUÁRIO
3. PERSONALIZAÇÃO DE MENUS
PERFIL DE USUÁRIO
COLABORADOR
DESCRIÇÃO: Usuário com acesso a todas as interfaces para análise dos documentos fiscais, tais como
- Notas Fiscais de Produto
- Conhecimento Eletrônico de Transporte
- Notas Fiscais de Serviço
- Fechamento do Mês
ADMINISTRADOR
DESCRIÇÃO: Possui todos os acessos existentes no perfil colaborador e acesso ao menu de configurações, onde agrupa as rotinas
- Empresas
- Usuários
- Processamento
PROCESSAMENTO
LISTA DE SOLICITAÇÕES
Nesta interface são listados todos os processamento que estão em andamento. Qualquer ação do usuário que necessite de processamento em segundo plano será adicionado nesta interface para possibilitando um acompanhamento da execução.
EXPORTAÇÃO PARA EXCEL
VISÃO GERAL
Os recursos descritos nesta página aplica-se para NF-e, CT-e e NFS-e
EXPORTAÇÃO PEQUENOS VOLUME
Para exportação de pequenos volumes (inferior a 3.000 registros), serão listadas todas as opções abaixo.
A exportação ocorre instantaneamente,
EXPORTAÇÃO GRANDES VOLUMES
Para exportação de grandes volumes (acima de 3.000 registros), será apresentada apenas a opção de envio por e-mail, Pois como o processamento pode levar alguns minutos e o tamanho do arquivo pode ser significativo, o processamento será realizado em segundo plano. Ao Termino, o usuário será notificado via e-mail com o link para download do arquivo gerado.
Exportação para Excel superiores a 50.000 linhas, serão divididos em arquivos com no máximo 50.000 linhas cada um automaticamente, porém disponibilizadas dentro do mesmo arquivo .zip
IMPORTANTE: Limite de exportação 500.000 registros
EXPORTAR PARA ERP
VISÃO GERAL
Habilita a exportação da Nota Fiscal para o ERP somente após validação manual do usuário .
RECURSOS
Disponibiliza a nota fiscal para captura do ERP somente após ação manual do usuário.
Este comportamento somente se aplica a clientes que ativaram este recurso como premissa para integração com o ERP.
Para ativação deste recurso, entre em contato com nossa equipe de suporte.
Botão disponível diretamente na interface de Nota Fiscal Eletrônica conforme evidencia abaixo.
NFS-e SUBSTITUÍDA - Como realizar a consulta
A NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) pode ser substituída quando houver necessidade de corrigir informações incorretas ou incompletas na nota original. Como valores , dados do tomador ou descrição do serviço.
O processo gera uma nova nota (substitutiva) e anula automaticamente a anterior, garantindo a regularidade fiscal sem precisar de cancelamento.
SUBSTITUÍDA = é a NF original ( que foi emitida primeiro )
SUBSTITUTA = é a NF corrigida e que passará a valer. ( Fica com o Status ''NORMAL'' no Motor Fiscal )
Iremos utilizar o Portal Nacional e o Motor Fiscal para base de nossas consultas.
Caso se depare com uma nota em que o status seja Substituída no Motor Fiscal ( veja a imagem ) , significa que essa é a NF original e que foi substituida por outra.
Vamos ver como consultar esse primeiro cenário.
PRIMEIRO :
Procure no Motor Fiscal na aba de Consulta NFS-e Recebidas a NF original - a consulta pode ser feita utilizando os filtros disponíveis na ferramenta , como : Número da NFS-e , nome do prestador e etc....
No caso da imagem anexada , a busca foi pelo número.
*note que no campo STATUS deve estar como ''Substituida''
SEGUNDO :
Copie a chave da mesma e vá na Consulta Pública de NFS-e ( https://www.nfse.gov.br/consultapublica ) , clique em Consultar e faça o download do documento , onde deverá constar com a marca d'água de Substituída.
APENAS a NF SUBSTITUÍDA terá a marca d´agua.
Ao final da página , no campo de Evento haverá a chave da nota SUBSTITUTA ( ou seja , a NF que passará a ter validade )
Basta copiar a chave e realizar a consulta pública novamente. Desta vez , não haverá nenhuma marca d´agua.
Observe também que no rodapé dessa nota haverá as informações da NF original ( como a sua chave )
Agora vamos ver o segundo cenário :
COMO CONSULTAR A NF SUBSTITUTA NO MOTOR FISCAL
Copie a chave da NF Subst e ainda dentro do Portal Nacional realize a consulta.
Desta vez , ao fazer o download deste documento verá que ela NÃO possui a marca d´agua ( Justamente por ser a NF que agora passará a valer )
Por fim , vá até o Motor Fiscal e realize a consulta da nota.
O Status deve estar como ''NORMAL''
Isso significa que ambas as notas estão com seus status devidos dentro do Motor Fiscal e disponiveis para visualização.
CONCLUSÃO :
Se você encontrou:
- Uma nota com status “Substituída” e outra com status “Normal”
✔️ Isso significa que o processo ocorreu corretamente
✔️ Ambas as notas estão disponíveis no sistema.
TOKEN DE INTEGRACAO
COMO OBTER O TOKEN DE INTEGRAÇÃO
Para realizar integrações com o Motor Fiscal através de API, é necessário utilizar do Token de Integração para autenticação de sua aplicação junto ao Motor Fiscal
- Acesse a interface CADASTRO DE EMPRESA através do menu lateral.
- Localize a empresa desejada
- Caso a empresa POSSUA token vinculado, será apresentado na interface conforme abaixo.
Basta clicar sobre o ícone para visualizar o Token
- Caso a empresa NÃO POSSUA token vinculado, será apresentado na interface em branco conforme abaixo.
- Click em EDITAR
- Click em VINCULAR ou CRIAR Token conforme abaixo.
IMPORTANTE: Utilizar a opção VINCULAR token, caso a sua conta já possua outras empresas com token ativo e deseje manter um token unificado entre as empresas.
ESCRITURAÇÃO DE NFTS
ESCRITURAÇÃO DE NFTS - VIA PLANILHA
Como escriturar NFTS (Nota Fiscal do Tomador de Serviço) através de planilha.
PASSO A PASSO PARA REALIZAÇÃO DO UPLOAD DA PLANILHA – ESCRITURAÇÃO
Obs : Para que o Upload seja feito a planilha precisa estar preenchida.
1. Na parte superior do Grid do Motor Fiscal , selecione qualquer empresa do grupo ( é desejável que selecione apenas UMA empresa , mas ela não necessariamente precisa estar na planilha ) .
2. Na aba de Consulta NFS-e Recebidas localize o botão ‘’Upload planilha’’ na parte superior.
3. Clique no botão Upload planilha , selecione o arquivo e clique em enviar.
Durante o processamento , será exibida uma tela de carregamento indicando o progresso da importação.
Após a conclusão do upload , será apresentada uma tela de resumo com o resultado da operação. No exemplo da imagem anexada , a planilha continha 102 notas fiscais e todas as 102 notas foram importadas com sucesso.
A Partir desse momento , o upload está Concluído e as notas estão na Plataforma.
IMPORTANTE : O Upload concluído NÃO significa que as notas já estão na prefeitura , mas SIM que elas estão na plataforma e na fila para serem processadas.
PARA ACOMPANHAR O STATUS DAS NFTS :
1. Selecione as empresas desejadas no grid da parte Superior
2. Na aba de Consulta NFS-e Recebidas , filtre pelo período.
3. Verifique o campo Status Escrituração.
ESCRITURADA = NF já está na Prefeitura
PENDENTE = NF está na fila de processamento.
PENDENTE CLIENTE = um dado específico precisa ser revisado
ERRO = NF ainda não está na Prefeitura
DESCONSIDERADA = a NF foi desconsiderada.
ESCRITURAÇÃO DE NFS-E / Fluxo Revisado
Visando a melhoria e otimização do processo , o fluxo de Importação das NFS-e para Escrituração Municipal foi revisado e atualizado. Neste tópico , de forma abrangente será mostrado o passo a passo para :
1. CONSULTAR AS PREFEITURAS CONTRATADAS PARA A CONTA DA EMPRESA ( Disponível apenas para ADMS )
2. CRIAR LAYOUTS DE IMPORTAÇÃO
3. COMO IMPORTAR AS NOTAS NA PLATAFORMA
4. COMO ACOMPANHAR O ANDAMENTO DAS NFTS
Todos as funcionalidades estão na Aba ''Escrituração NFTS'' no Painel lateral. 
PREFEITURAS CONTRATADAS
Essa funcionalidade exibe as Prefeituras Contratadas para a conta selecionada e as prefeituras disponíveis para contratação.
Caso queira a adição de uma prefeitura específica contate o suporte do Motor Fiscal ou siga as instruções de ativação.
LAYOUTS DE IMPORTAÇÃO
o termo ''Layout'' citado aqui , quer dizer ''planilha''
O Motor Fiscal possui uma planilha ( layout ) padrão. Mas nem sempre , todos os campos necessários podiam ser preenchidos pelo usuário devido a ausencia deles. Exemplo :
O Usuário as vezes precisava exportar do seu ERP os dados das NFTS que desejava escriturar e depois repassar esses dados para o layout padrão do Motor Fiscal.
Isso demandava muito tempo e ainda assim poderia vir sem todos os dados. Pensando nisso , foi desenvolvido um fluxo capaz de entender e ler qualquer modelo de planilha ( layout ) desde que :
Contenha os 09 campos que são OBRIGATÓRIOS ( sem exceção ) :
Aliquota do ISS / CNPJ do Prestador e Tomador / Código de Serviço / Data de Emissão / Iss Retido ( se Sim ou Não ) / Municipio de Escrituração / valor do serviço / numero da nota.
Em LAYOUTS DE IMPORTAÇÃO clique em 
Dê um nome ao Layout e selecione se ele se aplica a TODOS os Municipios ou não. Clique em Continuar.
Na próxima tela , faça o upload do Modelo ( desejável que seja a planilha com as notas ) e clique em Continuar. ( Leia a OBS destacada mais abaixo )
A próxima etapa é a final. É aqui onde serão definidos os campos equivalentes ( De/Para ) entre o seu layout e o Motor Fiscal , para cada um dos campos.
No lado esquerdo são apresentados os campos com a nomenclatura do Motor Fiscal e a direita você deve escolher na lista qual é o nome da coluna equivalente na sua planilha.
Exemplo : O Motor lê o CNPJ do prestador como ''CNPJ do Prestador'' e no seu arquivo a nomenclatura pode ser ''PrestCNPJ''
É interessante que todos os campos sejam preenchidos , caso não haja um campo equivalente , por favor deixar em branco.
OBS : Caso utilize o layout padrão do Motor Fiscal , NÃO há necessidade de realizar esse procedimento , pois ele já estará disponível. Crie Layouts apenas para planilhas FORA do padrão Motor Fiscal.
(Leia o * destacado em amarelo mais abaixo )
IMPORTAR
Agora Sim é o momento de importar as notas para a ferramenta.
Selecione o modelo que criou ou o modelo Padrão Motor Fiscal e faça o upload do arquivo.
OBS : O Layout importado precisará ser Igual ( mesmos campos ) ao parametrizado anteriormente. Caso seja diferente , o próprio Motor Fiscal identificará e avisará o usuário. Para esses casos , basta ir em ''Layouts de Importação'' no Painel lateral , editar Layout e refazer o De/Para dos campos.
Depois , você será direcionado para uma tela de Conferência. Essa tela apontará previamente quantas notas estão válidas e ( ou seja , serão Importadas ) , quantas estão inválidas ( ou seja , não irão subir ) .
O motivo dos erros será exibido antes para que o usuário possa corrigi-los antes de realizar a importação.
O Botão ''Baixar Inválidas'' permite que o usuário baixe as que estão inválidas para que possa corrigir e subir depois separadamente apenas elas.
Clique em Importar para finalizar o processo.
*Se a sua planilha for a Padrão Motor Fiscal , após seguir o passo a passo você será direcionado direto para essa tela e não precisará fazer o DE/PARA*
SITUAÇÕES QUE PODEM OCORRER :
Caso uma ou mais notas da planilha sejam importadas com dados incorretos ( Ex : CnpjTomador ) , para corrigir , basta subir novamente as mesmas notas corrigidas que o sistema identificará ''duplicidade'' , mas ao importar os dados serão sobrepostos.
Isso só pode ser feito com notas no Status Erro/PendenteCliente/Pendente.
PAINEL
Após a Importação :
Painel completo de exibição para acompanhamento das NFTS.
Essa funcionalidade inclui :
- Visualização em Tempo Real dos Status de Escrituração por período
- Filtro de exibição por planilha : Visualizar apenas as notas importadas de uma planilha específica.
- Visualização por Planilha , Por Tomador ou Por Municipio.
- Visualização de Pendências a serem corrigidas por parte do cliente ( Ex : Tomador com certificado vencido , competência encerrada , login inválido e etc... )
- Reprocessamento de notas ( caso algumas notas se apliquem a casos iguais ou semelhantes aos citados acima , um botão de reprocessamento ficará ativo após correção na aba Ações ) .
- Mural com valores de ISS Retido e Não Retido.
ATENÇÃO PARA O SIGNIFICADO DOS STATUS DE ESCRITURAÇÃO :
ESCRITURADA = NF já está na Prefeitura
PENDENTE = NF está na fila de processamento.
PENDENTE CLIENTE = um dado específico precisa ser revisado ( necessita ação por parte do CLIENTE )
ERRO = NF ainda não está na Prefeitura ( nossa equipe analisará - não há necessidade de ação )
DESCONSIDERADA = a NF foi desconsiderada.
Este Painel proporciona uma visão mais ampla do processo , mas caso queira ainda acompanhar pelo método dentro da aba de Consulta NFS-e , também estará disponível.