O vinculo do **certificado digital** (etapa 2) não é obrigatório, porém pode ser necessário dependendo dos serviços no qual deseja utilizar.
[](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2025-01/image-1736781331689.png) ### EDITAR EMPRESAS Através desta interface, é possível - **Alterar dadas cadastrais da empresa** - **Certificado digital vincula** - **Notificações** - *Usuários que serão notificados via e-mail através de eventos específicos.)* - **Tokens** - *N*ecessário para integração com outras aplicações via API quando utilizado) - **Usuários** - *Lista de usuários vinculados a empresa, possibilitando a inclusão ou remoção de usuários.* [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2025-01/image-1736780936607.png) Caso a empresa possua o serviço de Escrituração NFTS ativado , uma aba de Credenciais será adicionada na aba de Serviços. Basta adicionar login/senha da prefeitura vinculada ao CNPJ e Salvar. [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-09/Z2SO93aTVTvhgtZt-image-1790603227944.png) # CADASTRO DE USUÁRIOS ### **LISTA DE USUÁRIOS** Lista de todos os usuários vinculados a Conta (grupo de empresas) . [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2025-01/image-1736781693593.png) ### **INCLUIR NOVO USUÁRIO / VINCULAR EMPRESAS** **OBS** : **Apenas usuários com perfil Administrador podem cadastrar e vincular usuários a empresas do grupo.** Para inserir um novo usuário : Na aba de Configurações > Usuários , clique em[](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2025-01/image-1736781458551.png) e siga as instruções da interface[ .](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2025-01/image-1736781410572.png) O cadastro de novo usuário é simplificado, sendo necessário somente o preenchimento obrigatório dos campos com " \* " [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2025-01/image-1736781981926.png)Para empresas que utilizando o recurso de Single Sign-On ( **SSO** ). O cadastro do usuário é realizado automaticamente conforme mediante o primeiro acesso.
Para Vincular o usuário criado as empresas do grupo : Em Configurações > Usuários , na aba Ações , selecione o usuário e vá em Vincular empresas. Daí , basta selecionar as empresas do grupo que deseja que aquele usuário tenha acesso e depois clique em Salvar. [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-08/XuGUuNspZ7XAUu2R-image-1785956151286.png) [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-08/DARLx5pNGNaPMhLo-image-1785956210622.png) # MENU DE USUARIO ### MENU DE USUÁRIO Para realizar a liberação ou personalização de acessos diretamente no menu do usuário, realize os procedimentos abaixo: 1\. ACESSE O CADASTRO DE USUÁRIOS 2\. EDITAR USUÁRIO [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-07/xEFA96QdjCOpqUcg-image-1783003314311.png) 3\. PERSONALIZAÇÃO DE MENUS Através dos menus abaixo é possível realizar a liberação ou boqueio de acesso do usuário a menus específicos. [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-07/VZqsTqgjb0KbLghU-image-1783003541147.png) # PERFIL DE USUÁRIO #### COLABORADOR **DESCRIÇÃO:** Usuário com acesso a todas as interfaces para análise dos documentos fiscais, tais como 1. Notas Fiscais de Produto 2. Conhecimento Eletrônico de Transporte 3. Notas Fiscais de Serviço 4. Fechamento do Mês [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2025-01/image-1736780043153.png) #### ADMINISTRADOR **DESCRIÇÃO:** Possui todos os acessos existentes no perfil colaborador e acesso ao menu de configurações, onde agrupa as rotinas 1. Empresas 2. Usuários 3. Processamento [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2025-01/image-1736780209225.png) # PROCESSAMENTO ### LISTA DE SOLICITAÇÕES Nesta interface são listados todos os processamento que estão em andamento. Qualquer ação do usuário que necessite de processamento em segundo plano será adicionado nesta interface para possibilitando um acompanhamento da execução. [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2025-01/image-1736782409768.png) # EXPORTAÇÃO PARA EXCEL ### VISÃO GERAL Os recursos descritos nesta página aplica-se para NF-e, CT-e e NFS-e #### EXPORTAÇÃO PEQUENOS VOLUME Para exportação de pequenos volumes (inferior a 3.000 registros), serão listadas todas as opções abaixo. A exportação ocorre instantaneamente, [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2024-12/image-1733863733598.png) #### EXPORTAÇÃO GRANDES VOLUMES Para exportação de grandes volumes (acima de 3.000 registros), será apresentada apenas a opção de envio por e-mail, Pois como o processamento pode levar alguns minutos e o tamanho do arquivo pode ser significativo, o processamento será realizado em segundo plano. Ao Termino, o usuário será notificado via e-mail com o link para download do arquivo gerado.Exportação para Excel superiores a 50.000 linhas, serão divididos em arquivos com no máximo 50.000 linhas cada um automaticamente, porém disponibilizadas dentro do mesmo arquivo .zip IMPORTANTE: Limite de exportação 500.000 registros
[](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2024-12/image-1733864349078.png) # EXPORTAR PARA ERP ### VISÃO GERAL Habilita a exportação da Nota Fiscal para o ERP somente após validação manual do usuário . ### RECURSOS Disponibiliza a nota fiscal para captura do ERP somente após ação manual do usuário.Este comportamento somente se aplica a clientes que ativaram este recurso como premissa para integração com o ERP. Para ativação deste recurso, entre em contato com nossa equipe de suporte.
Botão disponível diretamente na interface de Nota Fiscal Eletrônica conforme evidencia abaixo. [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2025-07/4EH1sAjAMVT9MB3x-image-1751997732601.png) # NFS-e SUBSTITUÍDA - Como realizar a consulta A NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) pode ser substituída quando houver necessidade de corrigir informações incorretas ou incompletas na nota original. Como valores , dados do tomador ou descrição do serviço. O processo gera uma nova nota (substitutiva) e anula automaticamente a anterior, garantindo a regularidade fiscal sem precisar de cancelamento. **SUBSTITUÍDA** = é a NF original ( que foi emitida primeiro ) **SUBSTITUTA** = é a NF corrigida e que passará a valer. ( Fica com o Status ''NORMAL'' no Motor Fiscal ) Iremos utilizar o Portal Nacional e o Motor Fiscal para base de nossas consultas. Caso se depare com uma nota em que o status seja Substituída no Motor Fiscal ( veja a imagem ) , significa que essa é a NF original e que foi substituida por outra. Vamos ver como consultar esse primeiro cenário. **PRIMEIRO** : Procure no Motor Fiscal na aba de **Consulta NFS-e Recebidas** a NF original - a consulta pode ser feita utilizando os filtros disponíveis na ferramenta , como : Número da NFS-e , nome do prestador e etc.... No caso da imagem anexada , a busca foi pelo número. \*note que no campo STATUS deve estar como ''Substituida'' [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-04/GhVwq9hE6Lu5ofsl-image-1775137519048.png) **SEGUNDO** : Copie a chave da mesma e vá na Consulta Pública de NFS-e ( [https://www.nfse.gov.br/consultapublica](https://www.nfse.gov.br/consultapublica) ) , clique em Consultar e faça o download do documento , onde deverá constar com a marca d'água de Substituída. **APENAS** a NF **SUBSTITUÍDA** terá a marca d´agua. [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-04/YCDJUgMyDVxeqCBh-image-1775137898977.png) [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-04/V99SJ4LXAi4CHebt-image-1775140473008.png) Ao final da página , no campo de Evento haverá a chave da nota SUBSTITUTA ( ou seja , a NF que passará a ter validade ) Basta copiar a chave e realizar a consulta pública novamente. Desta vez , não haverá nenhuma marca d´agua. Observe também que no rodapé dessa nota haverá as informações da NF original ( como a sua chave ) [ ](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-04/Kp6SQNJjf8pwhuzz-image-1775139281316.png)[](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-04/TI7TT8lr7jQWpin1-image-1775176761599.png) Agora vamos ver o segundo cenário : **COMO CONSULTAR A NF SUBSTITUTA NO MOTOR FISCAL** Copie a chave da NF Subst e ainda dentro do Portal Nacional realize a consulta. Desta vez , ao fazer o download deste documento verá que ela NÃO possui a marca d´agua ( Justamente por ser a NF que agora passará a valer ) [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-04/0vpNtau6oqv5iv24-image-1775177338691.png) Por fim , vá até o Motor Fiscal e realize a consulta da nota. O Status deve estar como ''NORMAL'' Isso significa que ambas as notas estão com seus status devidos dentro do Motor Fiscal e disponiveis para visualização. [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-04/Q83L5Jd2VUGOGEe7-image-1775139868489.png) **CONCLUSÃO :** Se você encontrou: - Uma nota com status **“Substituída” e** outra com status **“Normal” ✔️ Isso significa que o processo ocorreu corretamente ✔️ Ambas as notas estão disponíveis no sistema.** # TOKEN DE INTEGRACAO ### COMO OBTER O TOKEN DE INTEGRAÇÃO > Para realizar integrações com o Motor Fiscal através de API, é necessário utilizar do Token de Integração para autenticação de sua aplicação junto ao Motor Fiscal 1. Acesse a interface CADASTRO DE EMPRESA através do menu lateral. 2. Localize a empresa desejada 3. Caso a empresa **POSSUA** token vinculado, será apresentado na interface conforme abaixo. Basta clicar sobre o ícone para visualizar o Token [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-06/xwuQkDTjhwvdyJ1e-image-1782242981343.png) 4. Caso a empresa **NÃO POSSUA** token vinculado, será apresentado na interface em branco conforme abaixo. [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-06/wLukk42U32wKLwYN-image-1782242552830.png) 5. Click em EDITAR 6. Click em VINCULAR ou CRIAR Token conforme abaixo.IMPORTANTE: Utilizar a opção VINCULAR token, caso a sua conta já possua outras empresas com token ativo e deseje manter um token unificado entre as empresas.
[](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-06/4M413eMPlGJeTS8A-image-1782243186647.png) # ESCRITURAÇÃO DE NFTS ### ESCRITURAÇÃO DE NFTS - VIA PLANILHA - Fluxo Antigo Como escriturar NFTS (Nota Fiscal do Tomador de Serviço) através de planilha. **PASSO A PASSO PARA REALIZAÇÃO DO UPLOAD DA PLANILHA – ESCRITURAÇÃO Obs : Para que o Upload seja feito a planilha precisa estar preenchida. 1.** Na parte superior do Grid do Motor Fiscal , selecione qualquer empresa do grupo ( é desejável que selecione apenas **UMA** empresa , mas ela não necessariamente precisa estar na planilha ) . [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-07/RYoc9hNe3AY5ohZ8-image-1783027311776.png) **2.** Na aba de Consulta **NFS-e Recebidas** localize o botão ‘’**Upload planilha**’’ na parte superior. [ ](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-07/DnJnwa6zZOUkCbY4-image-1783027354753.png)[](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-07/MNfMVATBsBOCEOfY-image-1783027374925.png) **3**. Clique no botão **Upload planilha** , selecione o arquivo e clique em enviar. [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-07/lIlPeO32fbqibVsC-image-1783027466109.png) Durante o processamento , será exibida uma tela de carregamento indicando o progresso da importação. Após a conclusão do upload , será apresentada uma tela de resumo com o resultado da operação. No exemplo da imagem anexada , a planilha continha 102 notas fiscais e todas as 102 notas foram importadas com sucesso. [ ](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-07/ntsT1ek8HJqJxuRz-image-1783027639874.png)[](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-07/IGoePZ4t9l7x4ntU-image-1783027654230.png) A Partir desse momento , o upload está **Concluído** e as notas estão na Plataforma. **IMPORTANTE : O Upload concluído NÃO significa que as notas já estão na prefeitura , mas SIM que elas estão na plataforma e na fila para serem processadas. PARA ACOMPANHAR O STATUS DAS NFTS : 1.** Selecione as empresas desejadas no grid da parte Superior **2.** Na aba de Consulta **NFS-e Recebidas** , filtre pelo período. [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-07/9VhjrMX1zwsajugc-image-1783028331796.png) 3\. Verifique o campo **Status Escrituração. ESCRITURADA =** NF já está na Prefeitura **PENDENTE =** NF está na fila de processamento**. PENDENTE CLIENTE =** um dado específico precisa ser revisado **ERRO =** NF ainda não está na Prefeitura **DESCONSIDERADA =** a NF foi desconsiderada. [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-07/M0JlRWHU5yw1GXM5-image-1783028789397.png) # FUNCIONALIDADES DA ABA ESCRITURAÇÃO NFTS **NOVAS FUNCIONALIDADES DA ABA ESCRITURAÇÃO NFTS** Visando a melhoria e otimização do processo , o fluxo de Importação das NFS-e para Escrituração Municipal foi revisado e atualizado. Neste tópico , de forma abrangente será mostrado um passo a passo simples para : **1. CONSULTAR AS PREFEITURAS CONTRATADAS PARA A CONTA DA EMPRESA ( Disponível apenas para ADMS ) 2\. O QUE É LAYOUT DE IMPORTAÇÃO E COMO CRIAR** **3. COMO IMPORTAR AS NOTAS NA PLATAFORMA** **4. COMO ACOMPANHAR O ANDAMENTO DAS NFTS** **Todas as funcionalidades estão na Aba ''Escrituração NFTS'' no Painel lateral. [](https://docs.motorfiscal.com.br/uploads/images/gallery/2026-08/MtyfJ7Jq8b7PyHeF-image-1786390451601.png)**As imagens deste manual usam dados fictícios. Nome da empresa, CNPJ, usuário e os documentos da planilha de exemplo foram substituídos. Os destaques em laranja indicam onde clicar ou o que observar em cada tela.
--- ## 1. Antes de começar - Tenha em mãos uma planilha exportada do seu sistema, **de preferência com dados reais**. É a partir dela que o Motor Fiscal reconhece as colunas e valida os formatos. - Saiba para quais municípios esse layout será usado. Cada município exige um conjunto de campos obrigatórios. - Escolha um nome que identifique a origem do arquivo, por exemplo o sistema e o relatório: *ERP Protheus Rel. Personalizado Fiscal 01*.Você pode manter **mais de um layout ativo** ao mesmo tempo, um para cada sistema ou relatório que gera planilhas na sua empresa.
--- ## 2. Onde ficam os layouts No menu lateral, abra **Escrituração NFTS** e clique em **Layouts de importação**.  A tela lista todos os layouts já configurados para a sua conta. | Coluna | O que mostra |
|---|---|
| **Ações** | Ícones para editar e visualizar o layout. |
| **Status** | Situação do layout, como *Válido*. |
| **Nome do layout** | O nome dado na criação e, abaixo dele, os municípios atendidos. |
| **Versão atual** | A versão vigente do layout. |
| **Criação / Atualização** | Datas de criação e da última atualização. |
| **Última alteração** | Quem fez a última alteração. |
| Etapa | O que você faz |
|---|---|
| **1. Prefeituras** | Dá um nome ao layout e escolhe os municípios que ele atende. |
| **2. Arquivo exemplo** | Envia uma planilha de exemplo e confere a pré-visualização. |
| **3. De-para** | Confere a ligação entre as colunas da planilha e os campos da escrituração, sugerida pela inteligência artificial, e completa o que faltar. |
Use, de preferência, **uma planilha real**, com notas de verdade, exatamente como o seu sistema gera. Um arquivo montado à mão costuma esconder diferenças de formato que só aparecem na primeira importação real.
### 5.2. Pré-visualização Depois do envio, o Motor Fiscal mostra: - o nome do arquivo e a quantidade de colunas encontradas; - uma pré-visualização das **primeiras linhas** da planilha, com os nomes de coluna do seu arquivo; - um indicador de quantas colunas já foram reconhecidas (por exemplo, *3 mapeadas*).  Se enviou o arquivo errado, use **Trocar planilha**. Estando tudo certo, clique em **Continuar**. --- ## 6. Etapa 3: De-para ### 6.1. Sugestão da inteligência artificial Nesta etapa, a inteligência artificial do Motor Fiscal sugere qual coluna da sua planilha corresponde a cada campo que será escriturado. Você só confere e completa.  No topo, um contador mostra quantos campos obrigatórios já estão ligados a uma coluna (por exemplo, *6 de 7 obrigatórios mapeados*). Cada campo aparece em um cartão com:| Informação | O que significa |
|---|---|
| **Nome do campo e município** | O campo exigido e o município que o exige. |
| **Esperado** | O formato que a prefeitura aceita, como *14 dígitos*, *AAAA-MM-DD*, *1.234,56*, *só números* ou *texto livre*. |
| **Coluna do arquivo** | A coluna da sua planilha ligada a esse campo. |
| **Conversão** | Como o valor da coluna é interpretado: CNPJ, data, número, moeda ou texto. |
| **Revisar** | Abre a revisão da conversão daquele campo, com o antes e depois de cada registro (seção 8). |
| Campo | Esperado |
|---|---|
| CNPJ do prestador | 14 dígitos |
| CNPJ do tomador | 14 dígitos |
| Código do serviço | Texto livre |
| Data de emissão | AAAA-MM-DD |
| Município de escrituração | Texto livre |
| Número da nota | Só números |
| Valor do serviço | 1.234,56 |
Corrija os campos em vermelho antes de salvar, pela revisão da conversão descrita a seguir.
--- ## 8. Revisar a conversão de um campo Clique em **Revisar** no cartão do campo com erro. Abre a janela **Revisar conversão**, com o formato esperado e a conversão em uso. Clique em **Visualizar**.  A janela mostra, para cada registro da planilha, o valor **Antes** (como está no arquivo) e **Depois** (como será escriturado), e quantos registros têm erro (por exemplo, *1 de 4 com erro*). O registro com problema aparece em vermelho, com o motivo.  --- ## 9. Corrigir com a inteligência artificial Quando os dados da planilha precisam de um ajuste para chegar ao formato esperado, você pode descrever a correção em linguagem natural, e a inteligência artificial monta a conversão. ### 9.1. Escolha a conversão personalizada No campo **Conversão** da janela de revisão, escolha **Personalizada (IA)**. Essa opção converte formatos que estão fora do padrão.  ### 9.2. Descreva o ajuste No campo **Descrição**, escreva o que precisa ser feito com os valores, como faria para uma pessoa. No exemplo: *Remover caracteres especiais*. Depois clique em **Gerar e visualizar**.  ### 9.3. Confira o resultado A tabela Antes e Depois é atualizada com a conversão gerada. Confira se todos os registros ficaram corretos; ao lado do botão aparece quantos passaram (por exemplo, *4 ok*). Estando tudo certo, clique em **Aceitar**. Confira sempre a coluna **Depois** antes de aceitar. Ela mostra exatamente o valor que será enviado para a escrituração.
### 9.4. Salve o layout De volta à etapa De-para, o campo passa a mostrar a conversão **Personalizada (IA)** e o selo **Validado**, e o contador do topo indica *Pronto*. Clique novamente em **Validar e salvar**.  --- ## 10. Layout configurado Com todos os registros válidos, o layout é salvo. A mensagem **Layout salvo** aparece no canto superior direito e o novo layout entra na lista de layouts de importação, com status *Válido*.  A partir daí, o layout está disponível para a importação das planilhas desse sistema, nos municípios escolhidos. --- ## 11. Resumo 1. Escrituração NFTS > Layouts de importação > **Novo layout**. 2. **Prefeituras:** nome do layout e municípios atendidos. Continuar. 3. **Arquivo exemplo:** envie uma planilha real e confira a pré-visualização. Continuar. 4. **De-para:** confira a sugestão da IA e escolha a coluna dos campos em amarelo. 5. **Validar e salvar.** Se algum campo ficar em vermelho, use **Revisar**, descreva o ajuste em **Personalizada (IA)**, confira e aceite. 6. **Validar e salvar** de novo. O layout aparece na lista.Precisa de ajuda para configurar o layout com as planilhas da sua empresa? Fale com a nossa equipe.