ESCRITURAÇÃO NFTS - LAYOUT DE IMPORTAÇÃO DE PLANILHA PERSONALIZADO Este manual explica como criar um layout de importação no módulo Escrituração NFTS do Motor Fiscal: o modelo que diz ao sistema qual coluna da sua planilha corresponde a cada campo exigido na escrituração das notas fiscais de serviços tomados. Com o layout configurado, a planilha que o seu sistema já exporta pode ser importada como está, sem adaptar nomes de coluna nem a ordem delas. As imagens deste manual usam dados fictícios. Nome da empresa, CNPJ, usuário e os documentos da planilha de exemplo foram substituídos. Os destaques em laranja indicam onde clicar ou o que observar em cada tela. 1. Antes de começar Tenha em mãos uma planilha exportada do seu sistema, de preferência com dados reais. É a partir dela que o Motor Fiscal reconhece as colunas e valida os formatos. Saiba para quais municípios esse layout será usado. Cada município exige um conjunto de campos obrigatórios. Escolha um nome que identifique a origem do arquivo, por exemplo o sistema e o relatório: ERP Protheus Rel. Personalizado Fiscal 01. Você pode manter mais de um layout ativo ao mesmo tempo, um para cada sistema ou relatório que gera planilhas na sua empresa. 2. Onde ficam os layouts No menu lateral, abra Escrituração NFTS e clique em Layouts de importação. A tela lista todos os layouts já configurados para a sua conta. Coluna O que mostra Ações Ícones para editar e visualizar o layout. Status Situação do layout, como Válido. Nome do layout O nome dado na criação e, abaixo dele, os municípios atendidos. Versão atual A versão vigente do layout. Criação / Atualização Datas de criação e da última atualização. Última alteração Quem fez a última alteração. O layout Padrão Motor Fiscal já vem disponível para todos os municípios. Para criar um layout, clique em Novo layout, no canto superior direito. 3. As três etapas do novo layout A criação é feita em um assistente de três etapas, indicadas no topo da tela: Etapa O que você faz 1. Prefeituras Dá um nome ao layout e escolhe os municípios que ele atende. 2. Arquivo exemplo Envia uma planilha de exemplo e confere a pré-visualização. 3. De-para Confere a ligação entre as colunas da planilha e os campos da escrituração, sugerida pela inteligência artificial, e completa o que faltar. Ao final, o sistema valida todos os registros da planilha antes de salvar o layout. 4. Etapa 1: Prefeituras 4.1. Nome do layout Preencha o campo Nome do layout. Ele é obrigatório e é o nome que aparecerá na lista e na hora de importar planilhas. 4.2. Municípios atendidos Escolha os municípios para os quais o layout será usado. Há duas formas: marcar Todos contratados, para usar o layout em todos os municípios ativos da sua conta; marcar os municípios um a um na lista. O campo Buscar ajuda quando a lista é longa. À direita de cada município aparece a quantidade de campos obrigatórios que ele exige (por exemplo, 7 obrig.). São esses campos que a sua planilha precisará fornecer na etapa De-para. Selecione os municípios e clique em Continuar. 5. Etapa 2: Arquivo exemplo 5.1. Envio da planilha Clique em Selecionar arquivo e escolha a planilha exportada do seu sistema. Use, de preferência, uma planilha real, com notas de verdade, exatamente como o seu sistema gera. Um arquivo montado à mão costuma esconder diferenças de formato que só aparecem na primeira importação real. 5.2. Pré-visualização Depois do envio, o Motor Fiscal mostra: o nome do arquivo e a quantidade de colunas encontradas; uma pré-visualização das primeiras linhas da planilha, com os nomes de coluna do seu arquivo; um indicador de quantas colunas já foram reconhecidas (por exemplo, 3 mapeadas). Se enviou o arquivo errado, use Trocar planilha. Estando tudo certo, clique em Continuar. 6. Etapa 3: De-para 6.1. Sugestão da inteligência artificial Nesta etapa, a inteligência artificial do Motor Fiscal sugere qual coluna da sua planilha corresponde a cada campo que será escriturado. Você só confere e completa. No topo, um contador mostra quantos campos obrigatórios já estão ligados a uma coluna (por exemplo, 6 de 7 obrigatórios mapeados). Cada campo aparece em um cartão com: Informação O que significa Nome do campo e município O campo exigido e o município que o exige. Esperado O formato que a prefeitura aceita, como 14 dígitos, AAAA-MM-DD, 1.234,56, só números ou texto livre. Coluna do arquivo A coluna da sua planilha ligada a esse campo. Conversão Como o valor da coluna é interpretado: CNPJ, data, número, moeda ou texto. Revisar Abre a revisão da conversão daquele campo, com o antes e depois de cada registro (seção 8). No exemplo deste manual, o município exige sete campos: Campo Esperado CNPJ do prestador 14 dígitos CNPJ do tomador 14 dígitos Código do serviço Texto livre Data de emissão AAAA-MM-DD Município de escrituração Texto livre Número da nota Só números Valor do serviço 1.234,56 6.2. Campos em amarelo Os cartões em amarelo requerem atenção: são campos para os quais nenhuma coluna foi escolhida. Abaixo do seletor aparece a mensagem Escolha a coluna deste campo. Clique em Coluna do arquivo e escolha a coluna correta. A lista mostra, abaixo do nome de cada coluna, exemplos de valores da sua planilha, o que ajuda a identificar a coluna certa. Quando todos os campos estiverem ligados, o contador do topo indica, por exemplo, 7 de 7 obrigatórios mapeados. 7. Validar e salvar Ao final da página, clique em Validar e salvar. Nesse momento, o Motor Fiscal aplica o layout a todos os registros da planilha de exemplo e confere cada valor contra o formato esperado pela prefeitura. Assim, uma inconsistência aparece aqui, na configuração, e não depois, na escrituração. Se algum registro não passar, o campo correspondente fica em vermelho, com a mensagem do problema. No exemplo, o município de um dos registros foi escrito com um caractere especial (São/Paulo) e não foi reconhecido. O contador do topo indica quantos campos têm erro (1 com erro). Corrija os campos em vermelho antes de salvar, pela revisão da conversão descrita a seguir. 8. Revisar a conversão de um campo Clique em Revisar no cartão do campo com erro. Abre a janela Revisar conversão, com o formato esperado e a conversão em uso. Clique em Visualizar. A janela mostra, para cada registro da planilha, o valor Antes (como está no arquivo) e Depois (como será escriturado), e quantos registros têm erro (por exemplo, 1 de 4 com erro). O registro com problema aparece em vermelho, com o motivo. 9. Corrigir com a inteligência artificial Quando os dados da planilha precisam de um ajuste para chegar ao formato esperado, você pode descrever a correção em linguagem natural, e a inteligência artificial monta a conversão. 9.1. Escolha a conversão personalizada No campo Conversão da janela de revisão, escolha Personalizada (IA). Essa opção converte formatos que estão fora do padrão. 9.2. Descreva o ajuste No campo Descrição, escreva o que precisa ser feito com os valores, como faria para uma pessoa. No exemplo: Remover caracteres especiais. Depois clique em Gerar e visualizar. 9.3. Confira o resultado A tabela Antes e Depois é atualizada com a conversão gerada. Confira se todos os registros ficaram corretos; ao lado do botão aparece quantos passaram (por exemplo, 4 ok). Estando tudo certo, clique em Aceitar. Confira sempre a coluna Depois antes de aceitar. Ela mostra exatamente o valor que será enviado para a escrituração. 9.4. Salve o layout De volta à etapa De-para, o campo passa a mostrar a conversão Personalizada (IA) e o selo Validado, e o contador do topo indica Pronto. Clique novamente em Validar e salvar. 10. Layout configurado Com todos os registros válidos, o layout é salvo. A mensagem Layout salvo aparece no canto superior direito e o novo layout entra na lista de layouts de importação, com status Válido. A partir daí, o layout está disponível para a importação das planilhas desse sistema, nos municípios escolhidos. 11. Resumo Escrituração NFTS > Layouts de importação > Novo layout. Prefeituras: nome do layout e municípios atendidos. Continuar. Arquivo exemplo: envie uma planilha real e confira a pré-visualização. Continuar. De-para: confira a sugestão da IA e escolha a coluna dos campos em amarelo. Validar e salvar. Se algum campo ficar em vermelho, use Revisar, descreva o ajuste em Personalizada (IA), confira e aceite. Validar e salvar de novo. O layout aparece na lista. Precisa de ajuda para configurar o layout com as planilhas da sua empresa? Fale com a nossa equipe.